Auteurs : Mylène Legault Dominic Girard
Les bénéfices d'un régime d'intéressement à long terme (RILT) ont été largement démontrés. À titre de rappel, un RILT est un engagement à verser une somme d'argent ou des actions, réelles ou fictives, en fonction de critères basés sur le passage du temps et/ou de l'atteinte de critères de performance prédéterminés. Les objectifs principaux des RILT sont :
- d'aligner les intérêts des hauts dirigeants et des actionnaires;
- lier la rémunération à la performance de l'organisation; et
- retenir les employés clés.
Leur utilisation est de plus en plus répandue dans les organisations, tant dans les sociétés privées que parapubliques, et la communication du régime aux participants demeure primordial pour obtenir l'effet escompté. Les RILT sont souvent perçus comme trop complexes par les participants, et ils ont de la difficulté à comprendre la mécanique du programme, leur impact sur les résultats et l'influence qu'ils ont sur le paiement.
De plus, l'état d'avancement de l'atteinte des objectifs n'est souvent pas communiqué régulièrement, ce qui laisse un délai trop long entre le moment de l'octroi et le paiement. Les participants n'ont donc pas les outils pour suivre la progression des résultats et bien comprendre les retombées.
Pourquoi communiquer
Il existe parfois un manque de compréhension des RILT par les participants qui justifie la nécessité de communiquer sur une base régulière, afin de mieux encadrer le programme et de s'assurer que les objectifs soient bien compris, ce qui favorisera la rétention et la motivation des participants.
La communication sert d'abord à communiquer les messages de l'organisation. Par exemple, elle peut partager les résultats financiers via le RILT et ainsi faire en sorte que les participants se sentent impliqués dans le succès organisationnel à long terme. Qui plus est, la communication permet de leur rappeler à des moments critiques le potentiel de gain à long terme. Un RILT dont les résultats ne sont pas suffisamment communiqués peut sans aucun doute perdre son effet de rétention puisque les participants ont tendance à l'oublier jusqu'au moment du paiement ou à escompter la valeur potentielle.
Enfin, bien communiquer le RILT peut aider à démontrer de la reconnaissance pour les participants, ce qui augmente la motivation des employés.
Quoi communiquer aux participants
Bien que la communication puisse avoir des effets positifs sur les objectifs visés par le RILT, il est essentiel de se questionner sur le niveau d'informations que l'organisation est disposée à divulguer. Les points importants pour définir la stratégie de communication seront discutés dans la prochaine section.
Le niveau d'informations des RILT à communiquer doit être adapté à la stratégie de l'organisation. Il peut ainsi varier selon différents éléments, tels que le niveau des employés qui participent au RILT, le nombre de participants, le niveau de transparence dans les communications actuelles aux employés, les critères liés à l'acquisition, la fréquence actuelle et souhaitée des communications, la variabilité des résultats financiers (cycliques ou stables), etc.
Dans tous les cas, les organisations ont avantage à rendre l'information facile à comprendre pour les participants et de prendre tout le temps qu'il faut pour que le message soit clair. Plus la compréhension des participants sera élevée, plus le RILT a de chance de répondre aux objectifs de l'organisation.
Quand communiquer
Le RILT doit être communiqué aux employés avant même de procéder au premier octroi afin que la compréhension des objectifs et de la mécanique soit bien assimilée. La lettre d'octroi permet seulement de confirmer les informations mentionnées au préalable. Ensuite, il est nécessaire de faire un suivi périodiquement afin de faire connaître la progression de résultats aux employés. Il est également primordial de leur permettre de poser des questions à n'importe quel moment via une façon simple, efficace et connue.
À noter que plusieurs moyens peuvent être utilisés et il est de la responsabilité de l'organisation de bien choisir le médium pour répondre aux besoins des employés et pour être aligné avec la stratégie de communication.
Quels outils utiliser pour la communication aux employés
Plusieurs moyens de communication peuvent être utilisés pour aider les participants à comprendre leur RILT selon la stratégie réfléchie précédemment. Exemples de support pour la communication :
- Document expliquant le programme : mécanique, acquisition et paiement, critères de performance, formule de valorisation si nécessaire, etc.
- Vidéo explicative par la haute direction
- Rencontres individuelles
- Forum ou adresse courriel où poser des questions
- Communication par courriel à chaque étape cruciale du cycle, au moins annuellement
- Réunions annuelles ou relevé pour état des résultats / performance
- Plateforme en ligne pour suivre la progression des octrois
En conclusion
Le RILT est un outil de rémunération extrêmement utile pour favoriser la rétention et la mobilisation des employés clés, en plus d'être relativement simple à implanter. L'employé à qui l'on offre le privilège de participer à un RILT sera hautement motivé à contribuer à la croissance future de son organisation. Toutefois, il est nécessaire d'avoir un bon plan de communication afin que le programme soit compris par les participants et que l'investissement soit profitable pour l'organisation. Même si ce conseil semble évident et facile à appliquer, il exige de prévoir du temps et du travail pour plusieurs parties prenantes et d'avoir un plan de diffusion efficace.
Communiquez avec nous pour discuter des différentes options qui s'offrent à vous pour retenir vos meilleurs employés et communiquer efficacement vos plans de rémunération.
