Le 9 septembre 2024, l'Association canadienne des organismes de contrôle des régimes de retraite (ACOR) a publié Ligne directrice no 3: Ligne directrice pour les régimes de capitalisation.1 La ligne directrice, qui remplace une version antérieure publiée en 2004, reflète l'évolution de l'industrie au cours des décennies qui ont suivi et représente le point de vue de l'ACOR sur les pratiques de pointe en matière de gestion des régimes de capitalisation (RC).
La ligne directrice vise à présenter les points de vue des autorités canadiennes de réglementation des régimes de retraite sur:
- Les responsabilités des promoteurs, des administrateurs, des prestataires de services et des participants du RC
- Les meilleures pratiques de l'industrie pour la maintenance et l'administration du RC
- Les informations à remettre aux participants du RC
Ce bulletin offre un aperçu de la ligne directrice et de ses implications pour les promoteurs, les participants, et les prestataires de services des RC.
Application de la ligne directrice du RC
La ligne directrice définit les RC comme des régimes ou programmes de placement ou d'épargne bénéficiant d'une aide fiscale dans le cadre desquels les participants prennent des décisions de placement pour leurs comptes individuels à partir de deux ou plusieurs options sélectionnées par le promoteur du RC.
Les exemples de RC fournis dans la ligne directrice complètent ceux fournis dans la ligne directrice de 2004 et sont répartis entre les régimes axés ou non sur l'épargne-retraite ou le revenu. En plus des régimes de retraite à cotisations déterminées (CD) et des régimes d'épargne-retraite (REER) comprennent désormais:
- Le compte d'épargne libre d'impôt (CELI)
- Le compte de retraite immobilisé (CRI)
- Les fonds de revenu viager (FRV)
- Les fonds enregistré de revenu de retraite (FERR)
Un régime CD est un RC, qu'il offre ou non des options de versement de prestations variables après l'emploi, comme des paiements de type FRV. Les régimes enregistré d'épargne-études (REEE) et les comptes d'épargne libre d'impôt pour l'achat d'une première propriété (CELIAPP) sont considérés comme des RC sans objectif de retraite ou d'épargne.
Selon le type de régime, un RC peut être établi par un employeur (ou un ancien employeur), un syndicat ou une association, une institution financière, un conseil d'administration ou un comité de retraite, ou un administrateur autorisé. Le dernier exemple s'applique uniquement aux régimes de pension agréés collectifs (RPAC) et aux régimes volontaires d'épargne-retraite (RVER).
Responsabilités des intervenants du RC
La ligne directrice définit les responsabilités spécifiques des promoteurs, des prestataires de services et des participants du RC.
Les promoteurs. Tous les promoteurs de RC exercent des responsabilités envers les participants du régime, ce qui peut inclure des responsabilités fiduciaires. Dans le cas des régimes CD, les promoteurs sont assujettis au devoir de diligence prévu par la législation applicable en matière de normes de retraite. Les responsabilités des promoteurs de RC comprennent la mise en place du RC, la détermination de ses caractéristiques clés, la sélection des prestataires de services, la tenue des dossiers et la fourniture d'informations aux participants. Lorsque des prestataires de services tiers sont engagés pour effectuer des tâches spécifiques, le promoteur conserve la responsabilité ultime de la supervision du RC. Lorsqu'un promoteur s'appuie fortement sur des prestataires de services tiers, ses principales activités se limitent généralement à la communication avec les participants et à la supervision des prestataires de services et des placements du régime.
Les prestataires de services. Les prestataires de services engagés par un promoteur du RC doivent avoir le niveau de connaissances et de compétences approprié pour exécuter les tâches qui leur sont assignées, ce qui doit être clairement documenté. Lors de leurs interactions avec les participants, les prestataires de services doivent clairement indiquer s'ils fournissent des conseils en placement. Ils doivent également informer le promoteur, et les participants, le cas échéant, s'ils bénéficieront financièrement (au-delà des frais divulgués) des décisions prises par le promoteur ou les participants.
Les participants du RC. On s'attend à ce que les participants du RC utilisent les informations et les documents qu'ils reçoivent pour comprendre tous les aspects de leur participation au régime. La ligne directrice précise que les participants doivent obtenir des conseils en matière de placement auprès d'une personne qualifiée, en plus de ce qu'ils peuvent recevoir du promoteur ou des prestataires de services. Les responsabilités des participants comprennent la prise de décisions concernant les cotisations et les options de placement, l'utilisation du matériel pédagogique fourni et le choix des options de décaissement qui conviennent le mieux à leur situation.
Établir un RC
Objectif
Les promoteurs doivent clairement documenter l'objectif du régime en termes de résultat escompté pour les participants. Les conditions du régime doivent être cohérentes avec son objectif et avec ce qui est communiqué aux participants.
Cadre de gouvernance
Le cadre de gouvernance de chaque RC doit être adapté à sa taille, à sa complexité, et aux autres caractéristiques du régime et de son promoteur. La ligne directrice énumère les composants recommandés pour le cadre de gouvernance, y compris une description des rôles, des responsabilités et des obligations de rendre compte des parties impliquées dans la gouvernance du régime.
Fonctionnalités automatiques
Le promoteur devrait envisager d'établir une ou plusieurs fonctionnalités automatiques pour le RC, telles que l'inscription automatique ou l'augmentation des cotisations. Si elles sont utilisées, ces fonctionnalités doivent être divulguées aux participants lors de l'inscription ou lorsque le RC est modifié, en particulier lorsqu'il existe une possibilité de retrait. Si une fonctionnalité automatique a un impact direct sur un participant du RC, un préavis raisonnable doit être fourni.
Prestataires de services
Lorsqu'un promoteur estime qu'il ne dispose pas des connaissances ou des compétences nécessaires pour s'acquitter de certaines de ses responsabilités, il doit faire appel à un ou plusieurs prestataires de services. Le promoteur doit établir des critères de sélection des prestataires de services, y compris ceux énumérés à la partie 2.1.5. Les promoteurs doivent documenter toutes les tâches ou fonctions déléguées aux prestataires de services.
Options de placement
Les options de placement du RC doivent être choisies par le promoteur du régime, sous réserve des limites imposées par la législation applicable. La ligne directrice énumère les facteurs que les promoteurs doivent prendre en compte lors du choix des options de placement, y compris les options par défaut, mentionnées ci-dessous. La charge de gouvernance augmente avec le nombre d'options de placement offertes. Le promoteur de chaque RC est responsable du suivi continu des performances de placement et de l'examen des options offertes. Les participants devraient bénéficier de « possibilités raisonnables » de transfert entre les options de placement disponibles. Lorsque les coûts administratifs de ces transferts sont répercutés sur les participants, ils doivent être communiqués à l'avance.
Options par défaut
Les promoteurs doivent établir une politique décrivant ce qui se passera si un participant ne fait pas de choix de placement dans un délai précis et décrire l'option de placement par défaut qui s'appliquera aux actifs de ce participant. La ligne directrice énumère les facteurs qui devraient éclairer le choix des options par défaut, notamment l'objectif du RC et les résultats escomptés, ainsi que le degré de diversification offert par l'option par défaut. La politique doit être divulguée aux participants avant qu'une quelconque action ne soit requise.
Tenue et conservation des dossiers
Les dossiers relatifs aux comptes des participants du régime et aux processus d'administration et de gouvernance du régime doivent être conservés par le promoteur ou un prestataire de services. Le promoteur doit également tenir compte des contrôles nécessaires pour protéger les renseignements personnels des participants. Les promoteurs doivent également établir une politique de conservation des dossiers pour le régime, qui doit inclure une description des types de dossiers à conserver, la manière dont ils seront conservés et sécurisés, ainsi que les calendriers de conservation.
Ressources pédagogiques pour les participants du RC
La ligne directrices traite des responsabilités des promoteurs de RC en matière de ressources pédagogiques offertes aux participants au sujet de leur régime. Les promoteurs doivent adopter une stratégie de formation continue des participants adaptée aux objectifs du régime et conçue pour aider à améliorer les décisions et les résultats des participants. La stratégie doit aborder à la fois la communication initiale (c'est-à-dire lors de l'adhésion) et la communication continue, et doit inclure des informations sur :
- La nature et les caractéristiques du régime (par exemple, les renseignements sur l'adhésion, les fonctionnalités automatiques)
- Les principales responsabilités des participants du régime (par exemple, prendre des décisions en matière de cotisations et de placement)
- Les options de placement (par exemple, disponibilité, fonctionnalités, restrictions de placement), notamment:
- La manière d'effectuer des transferts entre des options de placement, y compris toutes les restrictions associées à la suspension des négociations sur les options de placement
- Le niveau des frais et des dépenses payables par les participants par l'entremise de leurs comptes, y compris les frais basés sur les actifs et les dépenses d'exploitation
- La manière dont les participants peuvent accéder à des renseignements supplémentaires liés au régime, ainsi qu'une description du type d'informations disponibles.
Lors de la communication avec les participants, les promoteurs et les prestataires de services doivent communiquer dans un langage clair et simple. Une fois établie, la stratégie pédagogique devrait faire l'objet d'un examen périodique.
Outils d'aide à la décision et conseils en matière de placement pour les participants du RC
La ligne directrice stipule que les promoteurs de RC doivent fournir, ou donner accès à, des informations sur les placements et des outils d'aide à la prise de décision pour aider les participants à décider et à atteindre les résultats souhaités. Lorsqu'ils décident des informations et des outils à fournir ou à rendre disponibles, les promoteurs du RC doivent tenir compte d'une série de facteurs, notamment l'objectif et les caractéristiques du régime, le coût des informations et des outils, ainsi que l'emplacement, la littératie financière et les données démographiques des participants du RC. Bien que les informations et les outils n'aient pas besoin de répondre à toutes les situations et à tous les besoins potentiels des participants, les promoteurs peuvent envisager des outils qui fournissent aux participants une image globale de leur revenu potentiel à la retraite au-delà du RC à partir de diverses sources, y compris les prestations gouvernementales et l'épargne personnelle.
Les exemples d'informations sur les placements fournis dans la ligne directrice comprennent des informations sur le niveau relatif de risque et de rendement attendu associé à différentes options et fonds (y compris les garanties) et des rapports de performance pour les fonds de placement et autres options. Les exemples d'outils d'aide à la décision comprennent des questionnaires sur le profil des investisseurs, des calculateurs et des outils de projection. Étant donné que les calculs effectués dans de nombreux outils d'aide à la décision nécessitent des hypothèses pour les projections futures, la ligne directrice souligne que les promoteurs et les prestataires de services du RC doivent s'assurer que ces hypothèses sont prudentes et soumises à un examen périodique. Les divulgations doivent également décrire comment les résultats sont affectés par l'utilisation de différentes hypothèses.
La ligne directrice souligne que les promoteurs du RC peuvent également souhaiter conclure un accord avec un ou plusieurs prestataires de services qualifiés pour fournir des conseils en matière de placement ou de planification financière. Si un tel arrangement est utilisé, le promoteur doit clairement informer les participants de la nature des conseils des prestataires de services et de la manière dont ils sont rémunérés et par qui ils le sont. La ligne directrice énumère une série de facteurs que les promoteurs devraient prendre en compte lors de la sélection de conseillers en placement ou de planificateurs financiers. Les promoteurs de RC qui n'utilisent pas un tel arrangement peuvent néanmoins envisager de fournir aux participants des informations sur la façon de trouver un conseiller financier.
Communication avec les participants du RC
La ligne directrice fournit des informations détaillées sur la communication avec les participants du RC, sur une base continue, ainsi qu'à la fin de la participation active ou du régime lui-même.
- Les participants devraient recevoir régulièrement des relevés au moins une fois par an ou selon les exigences de la loi. Ces déclarations doivent contenir les informations prescrites, complétées par les informations énumérées dans la ligne directrice. Les participants devraient également recevoir des détails sur les options de placement, les options de transfert et d'autres éléments énumérés dans la ligne directrice, qui ne sont pas déjà saisis dans les relevés des participants. En cas de changements importants dans l'objectif, les caractéristiques ou les options de placement du RC, ceux-ci doivent être signalés aux participants. Enfin, les participants devraient recevoir des rapports de performance pour les options de placement contenant des informations spécifiques.
- Lorsqu'un participant met fin à sa participation active, que ce soit en raison d'une cessation d'emploi, d'une retraite ou d'un décès, la résiliation doit être traitée conformément aux modalités du régime et à la législation applicable. La ligne directrice précise que le promoteur du RC « conserve ses responsabilités » envers un ancien participant du RC tant que celui-ci possède encore des actifs dans son compte RC individuel. Lors de la résiliation, le promoteur du RC doit fournir des renseignements en fonction de la nature du RC, comme la capacité de rester dans le régime si la législation applicable ou les modalités du régime le permettent, et des renseignements sur la façon de transférer des fonds vers des produits extérieurs au RC. Pour les RC qui donnent aux anciens participants la possibilité de recevoir un revenu de retraite directement du régime, le promoteur doit fournir des renseignements supplémentaires aux participants sortants concernant cette option.
- En cas de résiliation d'un RC, la communication doit être conforme aux modalités du régime et à la législation applicable.
Supervision du RC
La ligne directrice indique que les promoteurs de RC doivent examiner périodiquement tous les aspects de leurs régimes. Bien que les critères et la fréquence de l'examen soient fixés par le promoteur, et les examens doivent également prendre en compte les commentaires ou les plaintes reçus des participants.
Cadre de gouvernance et du régime
Un examen périodique des caractéristiques du RC doit être entrepris pour déterminer si elles continuent de répondre aux objectifs du régime. L'examen périodique du processus de gouvernance devrait tenir compte de la ligne directrice afin de déterminer si le promoteur remplit ses rôles et responsabilités en ce qui concerne la fourniture du RC.
Frais et dépenses
Le promoteur doit examiner périodiquement tous les frais et dépenses payés/pris en charge par les participants pour en évaluer à la fois la compétitivité et le caractère raisonnable. Lors de l'examen des frais et des dépenses, la ligne directrice énumère les éléments dont le promoteur doit tenir compte, notamment en demandant une description et une ventilation des différentes catégories de frais pris en charge par les participants.
Prestataires de services
Les performances des prestataires de services doivent être examinées périodiquement par le promoteur, y compris ceux qui fournissent des conseils en matière de planification financière ou de placement. La ligne directrice énumère les éléments à prendre en compte par les promoteurs pour établir les critères d'évaluation des prestataires de services, y compris l'évaluation de la satisfaction des promoteurs et des participants à l'égard des services fournis par les prestataires.
Fonds et options de placement
Le promoteur doit examiner la performance de chaque option/fonds de placement — y compris les valeurs par défaut — au moins une fois par année. L'examen devrait tenir compte de la pertinence de la gamme globale de placements à la lumière des caractéristiques des participants et de leurs niveaux d'engagement et de littératie financière. La ligne directrice énonce des considérations relatives à l'établissement de critères pour cet examen périodique.
Efforts d'éducation et outils d'aide à la décision destinés aux participants
L'efficacité et la pertinence du matériel et de la stratégie pédagogiques, ainsi que des informations de placement et des outils d'aide à la décision fournis par le RC, doivent être révisés périodiquement selon les critères définis dans la ligne directrice.
Tenue des dossiers
Les promoteurs doivent revoir périodiquement leur politique et pratiques de conservation des dossiers. Cet examen devrait garantir que toutes les exigences législatives applicables sont respectées, y compris celles relatives à la protection des renseignements personnels. La ligne directrice indique que les promoteurs doivent contribuer à maintenir l'exactitude des dossiers des participants en utilisant un processus permettant de localiser les participants du RC « manquants ». Pour les RC applicables, La ligne directrice no 9: Recherche des participants introuvables d'un régime de retraite de l'ACOR pourrait s'avérer utile.2
En résumé
La ligne directrice fournit aux promoteurs du RC des informations et des conseils supplémentaires concernant toutes les facettes de leurs régimes, y compris la conception, la gouvernance et la communication. À de nombreux égards, elle complète le guide de 2004, notamment en ce qui concerne la communication et la formation des participants, en mettant l'accent sur la prise de décision et les résultats.
Comme mentionné dans la lettre aux intervenants qui accompagne la ligne directrice,3 l'ACOR s'attend à ce que les régimes, peu importe leur taille, soit capables de déterminer la meilleure façon de mettre en œuvre la ligne directrice qui est entrée en vigueur le 9 septembre 2024. Les modalités de la mise en œuvre seront déterminées en fonction de la taille et de la sophistication de chaque régime de retraite, ainsi que de la législation applicable en matière de normes de retraite. Lorsque des modifications aux TI ou des processus sont nécessaires pour soutenir la ligne directrice, la lettre stipule que celles-ci doivent être mises en œuvre d'ici 1 janvier 2026.
Bien que les recommandations de la ligne directrice n'aient pas force de loi, elles constituent la preuve des meilleures pratiques pour les RC et elles devraient être considérées ainsi par les promoteurs et les organismes de réglementation.
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